コーポレート系業務の日々の過ごし方

1週間の過ごし方

コーポレート系業務担当社員は主担当領域によって業務内容が大きく異なっていますが、実際に具体的にどのような仕事をしているか理解を深めていただくために、国際/法務を主に担当しているSBUメンバーの1週間の仕事について見てみましょう。国際関連と契約関連の事務が主な仕事となっていますが、それ以外の事務ワークについても幅広く同時並行的に進めていく必要があります。それ以外にも社内ミーティングや、全社会議といった社内スケジュールもあります。

【国内・国際案件を担当するコーポレート系業務担当社員の1週間】

◆月曜日

先週は年に3~4回のインドネシア出張があり、今日は久しぶりの日本オフィス出社。やはりいつものオフィスに戻るとほっとする。週末に届いていたメールを確認しながら今週の段取りを確認する。出張の間に対応できなかった業務もあり、今週は忙しい1週間になりそうだ。

まずは出張時に気付いた現地オペレーションの課題の洗い出しに取り掛かる。日本とは違い、海外でのオペレーションはまだ構築中でいろいろと問題が発生しがちだ。先週の公開講座では現地で教材の印刷をしてもらったが、当日確認したらページの順序が間違って準備されるなど小さいものから大きいものまで様々な問題が発生していた。関係する教材開発部、営業本部、海外ロジスティックチームに状況を報告し業務改善を依頼する。各部がすぐに再発防止に向けて動き出してくれたので、あとは関係者に任せれば大丈夫そうだ。

11時からは「SBUミーティング」という隔週の定例会議に出席。この会議では同SBUメンバー全員が出席し、業務分担に偏りがないか、何か困ったことが起きていないかを確認している。インドネシアで勤務しているMithaさんはGoogleハングアウトを利用して参加しているが、日本語が話せないため会議内容の通訳もこの会議での私の大事な仕事だ。海外業務でやらなければならないことが具体的に見え始め、それに必要な時間も予測が立ち始めたので、今まで私が担当していた国内案件の一部を他のメンバーに移管することが決まり今回の会議は終了した。

ランチを済ませて、午後からは「サテライトチームミーティング」に出席。サテライトチームとは日本やシンガポール、インドネシア、マレーシアなど複数の国を移動しながら講師や営業を行っているメンバーが集まったチームである。そこでは各国の状況や今後の展望、課題などが共有される。私からは出張時に起きた問題や洗い出した課題をメンバーに共有した。

席に戻ってからは、対応が遅れていた日本のお客様対応に取り掛かる。契約書ドラフトの確認結果の連絡がまだ来ていない顧客への状況確認や研修日程の調整などを行い退社した。

火曜日

今日は朝から岡安さんご担当の大手製薬会社への営業訪問に同行する。今回は次年度の新人研修についての提案を行う予定となっている。オフィス出発前に提案内容やヒアリングしたいポイントについて岡安さんと軽く確認を行い、約束の時間に遅れないように出発。何度もプレセナの研修をご利用いただいており、先方のご担当の方ともすでに関係は構築できていることから打ち合わせは和やかなムードだ。打ち合わせでは営業サポート職は主に議事録の作成を担当している。先方ご担当と岡安さんが話を進める間、提案内容への反応や先方のご要望をまとめていく。大まかな方向性のすり合わせができたので、打ち合わせの内容を踏まえた提案書を後日お送りするという話で本日の打ち合わせは終了した。

この後はミーティングはなく、自業務に集中できる日。新人講師の研修見学の日程調整や入金の遅れている海外顧客への現況確認、研修日程変更の全社連絡など国内外問わず業務は多岐に渡っているが、優先順位をつけて必要に応じて営業担当に確認を取りながら業務を進めていく。今日は30分だけ残業して早めに帰宅した。営業サポート9F営業サポート外出

水曜日

出社するとインドネシア人社員のMithaさんからお客様へ送る資料の確認依頼が来ていた。いくつか修正点があり、ハングアウトを使って修正点を指摘。ただ問題箇所を指摘するだけではまた同じことが起きる可能性があるので、考え方を伝えるのも忘れない。ビジネス習慣、文化の違いもあるのでどのように伝えたらいいのか、どこまで求めたらよいのか悩むこともあるが、プレセナ社員として求められているクオリティというものを意識しながら伝えている。Mithaさんとのハングアウトの後はお客様からの電話対応、公開講座受付のトラブル対応などであっという間に午前中が終ってしまった。

今日は桜井さんと他の新入社員2名とランチに出かける。プレセナでは新人教育メニューに「ランチセッション」が設けられており、新入社員は相互理解の為に4人一組で社員全員とランチに行くことになっている。今日はAさんのランチセッションだ。担当している業務のこと、プライベートのことなどいろいろ話してるうちにお互いの人となりがなんとなくわかった気がする。職種は違うけれどこれから一緒に働いていくのが楽しみになった。

午後は自業務を進める傍ら、シンガポール人社員のAudiさんからメールの翻訳を依頼されたので翻訳に取り掛かる。また来週海外での英語登壇を控える高田さんから、「ビジネス英語に強い人どなたか!」と記載されたメールが全社員宛のアドレスに届いていたので内容を確認する。どうやら「研修で良く使うフレーズリスト」にフレーズを追記したとのことで、英訳に違和感がないか確認の依頼らしい。すでに英語がネイティブレベルの堀さんからも返信があったが、私の見解も追記して高田さんに返信した。全社員が日本語も英語も使えるわけではないのでちょくちょくこういった依頼が発生するが、自分の英語力で社内の困っている人の役に立てるのは素直に嬉しいと感じる。区切りの良いところまで業務を終わらせて会社を出た。

◆木曜日

プレセナでは条件はあるが作業に集中したい日などに社外勤務が認められており、今日は事前に社外勤務を申請していた。自宅でパソコンを開き、勤務を開始。日本や海外のお客様に再来週の研修で使用する教材データを送付したり海外のお客様からのお問い合わせ対応など集中して終わらせたかった業務に取り掛かる。今日は午後にプライベートの用事があるため、1/4日単位で取得できる休暇制度を利用して1/2休暇を取得し、お昼には仕事を切り上げた。

◆金曜日

今週もあと一日だ。途中、日本のお客様からの研修当日の運営についてのお問い合わせ電話に対応したり、営業からの至急依頼にも対応しながら昨日終わらせられなかった業務を進めていく。

夕方にはある程度の目途が立ったので、最近気になっていた採用制度について自身の考えをまとめ始める。プレセナの採用活動では希望すれば誰でも面接官として参加することができる。私も面接官として活動に参加しているが、最近採用プロセスの一部に違和感があり採用チームに共有したいと思っていたのだ。プレセナでは改善提案が歓迎されていて、私も何か気づいたことがあったら自分からも発信するようにしている。

退社前にはもう一度やり残しがないか最終チェック。来週の予定も確認し、期日の迫っている業務、時間がかかりそうな業務をどのように進めていくか大体の段取りも立てておく。来週も忙しくなりそうだが、今日は金曜日ということもあり定時に退社した。

  • 営業サポート指差し
  • 営業サポート箱詰

営業サポート作業

年間カレンダー

より長い期間でコーポレート系業務担当社員の仕事を理解するために、1年間を通じた営業サポート職の仕事を見てみましょう。

◆4月

4月の始めに会社の方針会議があり、各部が今年の計画などについて発表する。2週目からは早々に新人研修がスタート。同じ日に何本も研修が走るため教材や備品の手配間違いがないか最大限の注意を払う。多くの新入社員を相手にするためお客様も大変で手が回らないこともあり、アテンド業務も多くなる。4月後半に入ると忙しさも一段落してくる。

◆5月

ゴールデンウィークで一休みする。お客様もだいたい、4月末で新入社員を部門へ送り出して一息つかれる様子。連休があけると上期の研修のうち、予算だけ取っていて中身が煮詰まっていない案件についての打ち合わせが再開。打ち合わせ日程の調整を行ったり、営業アテンドして提案書の一部を作成したりする。

◆6~7月

階層別研修などが増えてきて、講師陣が忙しくなってくる。7月の稼働は毎年高い。プレセナの場合、講師と営業は兼務であるため講師陣が忙しくなってくると営業打ち合わせの調整が難航する。メールや電話で連絡を取りながら、研修の終了後などをうまく使って予定を設定。

◆8月

8月は研修はそれほど多くないのだが、お盆は会社が夏期休業となるためその前後は忙しい。お盆前に色々な用事を済ませた上で休みに入る。お盆明けは休暇中に来ていたメール類の返答に追われる。半年ものの幹部育成コースなどがこの時期からスタート。課題の出題や教材の送付などややこしい窓口業務が増える。

◆9~11月

秋口は研修のピーク。毎年この時期に月間売上高の最高値が更新される。階層別・希望者・選抜など様々な研修が多数動く。また次年度に向けた提案活動がピークを迎え、プロフェッショナル職たちはほぼ社内にいない状況となる。研修へのアテンド、営業日程調整など忙しい日々が続く。

◆12~1月

12月に入ると少し落ち着いてくる。天皇誕生日(12月23日)を過ぎると研修はほぼゼロとなり、また年明けも1月5日か6日頃までは研修は無いため、年末年始の休暇はいつも長く取れる。1月に入ると秋口に提案していた案件が徐々に確定してきて、次年度の講師の日程確保を行う。

◆2月

2月はお客様が予算を確定する時期でもあり、プレセナでも次年度に向けた案件のセールス確定ラッシュとなる。1日差で講師の日程が埋まってしまうような局面もあり、決まり次第迅速に社内手続きを進めて講師の日程をおさえていく。契約書の作成など事務手続きも多くなる。

◆3月

3月に入ると一段落する。次年度の案件はほぼ確定しており、また研修そのものも非常に少ないため、社内は全体的にゆったりモードとなって帰社時間も早くなる。5日間連続のリフレッシュ休暇をこの時期に取る人が多く、常に数名がいない状態。4月からにそなえてのんびり過ごす。