事務職としての日々

1週間の過ごし方

事務職社員は主担当領域によって業務内容が大きく異なっていますが、実際に具体的にどのような仕事をしているか理解を深めていただくために、国際/法務を主に担当している事務職の1週間の仕事について見てみましょう。国際関連と契約関連の事務が主な仕事となっていますが、それ以外の事務ワークについても幅広く同時並行的に進めていく必要があります。それ以外にも社内ミーティングや、全社会議といった社内スケジュールもあります。

◆月曜日

今日は会議デーということもあり、少し早めの9時に出社。席についたらまずは週末からのメールを確認。先週の金曜は有休を取得したこともあり、いつもより件数が多い。営業よりお客様への契約書発送依頼が数件来ているようだ。契約手続きに関しては、法務担当事務職として、契約書文面のチェックから締結・発送まで一連の業務を請け負っている。本日最初の会議が始まるまで発送の手続きを進めた。

11時からは「事務職ミーティング」という隔週の定例会議に出席。事務職全員が集まり、現在行っている仕事で何か問題はないか、不都合がないかをヒアリング。短期的に仕事があふれるような場合には、この会議で調整を図る。最近は残業が増えていることについて議論することが多い。今回の会議では改善案を各々持ち寄ることになっていたので、私も自分なりの改善案を考えて会議に参加した。みんなで話し合い、いくつかの改善案については関係部署に対応をお願いする事が決まり会議は終了した。会議が終わるとそろそろお昼の時間だが、次の会議も控えているため、今日は自席で軽く済ませる。

13時になり全社会議がスタート。月に1回ある会議で、会社の役員や部長が話し合った重要事項が社員に報告され、全社員合意のもとで最終的な意思決定が行われる。途中、グループに分かれての議論も挟みながら、いくつかの議題が可決される。

会議終了後は、来週シンガポールで開催されるオープンセミナーの準備に取り掛かった。オープンセミナーとはプレセナが定期的に開催している人事ご担当者向けの無料セミナーのことで、人事担当の方に実際に講義を体験してもらい、導入検討に役立てていただいている。シンガポールでも定期的に開催されており、開催まで一週間を切ったので、参加予定の企業担当者に当日のご案内メールをお送りする。当然文面は英語であるが、フォーマットが用意されているのでそれほど苦労はしない。今日は1時間ほど残業をして、18時に退社した。

会議

◆火曜日

今日は早番の交代を頼まれた為、8:45に出社。普段はフレックスタイム制で出社時間は自由だが、早番の週は9時までに出社しなくてはいけない。早番は週交代で担当しており、大体一ヵ月半に1回程度の割合で回ってくる。今週の当番は高橋さんだが、今日は有休でお休みなので、次回の私の早番一日と交換していた。お客様用飲料の補充・ホワイトボードの清掃などをして早番業務は終了。

今日は特段会議もなく、作業に集中できる一日だ。午前中は研修に必要な教材・備品の発送準備を行う。送付物は研修によって異なるが、漏れがないように、また、お客様が取り出しやすいように工夫しながら梱包していく。準備終了後は他の社員と誘いあって外へランチに出掛けた。

午後からは法務関連の業務に取り掛かる。海外の顧客との契約締結依頼が来ているのだ。日本国内の契約手続きには慣れているが、海外特有の事情で契約の形式が微妙に異なることがあるため、注意が必要だ。今回は初めて取引する国の企業ということもあり、法務チームリーダーに適宜メールにて相談しながら準備を進めた。契約書発送後は業務品質向上の一環として以前から取組んでいる契約書雛形のアップデート作業を進める。契約書は雛形を使用しているが、顧客や営業担当の声も反映させて、より良い物へと改善している。以前、法務を本格的に勉強していた時期があるので、その時の知識を活かせるのが嬉しい。アップデートに時間がかかったこともあり、今日は18時半の退社となった。

◆水曜日

9時半頃出社してメールを確認すると、先週からインドネシアに出張中の堀さんからメールが届いていた。現在営業に出向いているインドネシアの企業がプレセナに興味を持ってくれたらしく、急遽来週にトライアル講義を行うことになったようだ。海外でもプレセナの提供サービスが受け入れられるのは嬉しい限りだが、どうやら今日は緊急対応の一日となりそうだ。

来週講義と言うことは、今日中には教材を作成して、教材の品質確認と講師確認に回さないと間に合わない。頭の中で関係者ややるべきことを整理しながら教材作成にとりかかる。 教材作成と言っても、一から教材を作り始めるわけではない。作成に必要な「モジュール」は既にできており、それを「骨組み」と呼ばれる指示書に従って組合わせていく作業が私の担当だ。作業の合間に関係者に緊急対応が必要になる旨を予め連絡することも忘れない。英語表現でわからない部分はネイティブのRogersさんに助けてもらったり、周囲の人に協力してもらいながら何とか今日中に完成させることができた。退社時間は21時半頃となったが、やり終えた充実感で帰路についた。

◆木曜日

昨日の緊急対応で取り掛かれなかった業務があるため、今日は少し早めの9時に出社。午前中のうちに請求書作成、契約書発送業務をこなす。13時からはお昼も兼ねたメンターミーティング。プレセナでは入社して1年は「メンター」と呼ばれる相談役がつく。業務内容のことだけでなく、人間関係など、いろいろなことを相談できるお兄さん・お姉さんのような存在だ。私のメンターである荻野さんは頼りがいがある人なので、ついついプライベートのことまで相談してしまうのが恒例となっている。今日も1時間あっという間に過ぎてしまった。

午後からはシンガポールのオープンセミナーの準備を進めた。開催日が迫っているので、出席者名簿の作成や当日教材の印刷等、やることは目白押し。ある程度目処が立った20時頃退社した。

事務作業

◆金曜日

今日は一週間の疲れもあり、9:45頃に出社。シンガポール人スタッフのAudiさんが今日の夜の飛行機でシンガポールに戻る予定のため、オープンセミナーの教材、オフィスに必要な備品など、持っていってもらうものを準備。お昼には準備が整い、無事に手渡すことができた。

午後は国内向け研修教材の作成などを数件まとめて行う。夕方には今週やり残したことがないか最終チェックし、来週1週間の作業スケジュールを自分なりに立てる。月末が近づいてきたので、国内の請求書発行業務が増えてくるはずだ。期日が迫っている業務、時間がかかりそうな業務を予め確認しておき、次週もスムーズに仕事ができるよう段取りしておく。今日は毎週通っているベトナム語教室の日なので、定時の17:45に退社した。

事務職の仕事 年間カレンダー

事務職社員の業務はそれほど季節変動がありませんが、より長い期間で事務職社員の仕事を理解するために、比較的変動の多い開発/マーケ主担当の1年間を通じた仕事を見てみましょう。

◆4月

新人研修がピークを迎えて講師陣は忙しい雰囲気だが、5月上旬は連休もあるため研修は多くなく、開発担当としては一段落。7月以降に公開セミナーが増えるためちらし制作が少し増えてくる。

◆5~7月

6月はコンスタントにそこそこの数の研修が行われるため、開発もそこそこコンスタントに教材を作成していく。7月はなぜか研修が多いため6月末頃からは開発が忙しくなってくる。

◆8月

会社全体としては営業も講師も少ない月であるため落ち着いているが、開発担当としてはお盆期間は会社が休みとなるため、お盆に入る前にお盆明けも含めた向こう数週間の教材を全て作りだめすることとなり、忙しい日々となる。9月以降は公開セミナーが本格化することもあり結構忙しい。

◆9~11月

秋の研修ピークシーズンを迎える。プレセナは幹部向けのカスタマイズ・コース研修などが多いこともあり、この時期は作る教材の本数も増える上に、教材構成もややこしいものが増えるために、開発はとても忙しい。営業も提案ピーク、講師も登壇ピークでプロフェッショナル職たちが出払ってしまい、教材の構成確認がとりづらく仕事を進めるのに苦労する。残業が増える。

◆12~2月

年末年始は研修がなくなるので、12月中頃に年明けの教材まで作ってしまって、開発の仕事は一段落する。年明けの1月2月も研修が少なく、また公開セミナーも無いこともあり、比較的のんびり過ごす。

◆3月

会社としては年度末ののんびりムードとなり、リフレッシュ休暇を取る人が増えるが、開発としては4月の新人研修に向けた教材開発がピークを迎える。新人研修は内容的にもわかりやすい構成であり、また多クラス同時進行なので作る教材数はさほど多くない。