営業サポート職の仕事

営業サポート職の1週間

営業サポート職社員が具体的にどのような仕事をしているか理解を深めて頂くために、ある営業サポート職の1週間の仕事について見てみましょう。複数名のプロフェッショナル職が担当する複数案件をサポートしており、課題の取り回しや予定調整、教材類の送付など様々な業務を同時並行的に進めていく必要があります。それ以外にも採用面談や社内ミーティング、全社会議といった社内スケジュールもあります。

【国内・国際案件を担当する営業サポート職の1週間】

◆月曜日

先週は年に3~4回のインドネシア出張があり、今日は久しぶりの日本オフィス出社。やはりいつものオフィスに戻るとほっとする。週末に届いていたメールを確認しながら今週の段取りを確認する。出張の間に対応できなかった業務もあり、今週は忙しい1週間になりそうだ。

まずは出張時に気付いた現地オペレーションの課題の洗い出しに取り掛かる。日本とは違い、海外でのオペレーションはまだ構築中でいろいろと問題が発生しがちだ。先週の公開講座では現地で教材の印刷をしてもらったが、当日確認したらページの順序が間違って準備されるなど小さいものから大きいものまで様々な問題が発生していた。関係する教材開発部、営業本部、海外ロジスティックチームに状況を報告し業務改善を依頼する。各部がすぐに再発防止に向けて動き出してくれたので、あとは関係者に任せれば大丈夫そうだ。

11時からは「M職ミーティング」という隔週の定例会議に出席。この会議では営業サポート職全員が出席し、業務分担に偏りがないか、何か困ったことが起きていないかを確認している。インドネシアで勤務しているMithaさんはGoogleハングアウトを利用して参加しているが、日本語が話せないため会議内容の通訳もこの会議での私の大事な仕事だ。海外業務でやらなければならないことが具体的に見え始め、それに必要な時間も予測が立ち始めたので、今まで私が担当していた国内案件の一部を他のメンバーに移管することが決まり今回の会議は終了した。

ランチを済ませて、午後からは「サテライトチームミーティング」に出席。サテライトチームとは日本やシンガポール、インドネシアなど複数の国を移動しながら講師や営業を行っているメンバーが集まったチームである。そこでは各国の状況や今後の展望、課題などが共有される。私からは出張時に起きた問題や洗い出した課題をメンバーに共有した。

席に戻ってからは、対応が遅れていた日本のお客様対応に取り掛かる。契約書ドラフトの確認結果の連絡がまだ来ていない顧客への状況確認や研修日程の調整などを行い退社した。

火曜日

今日は朝から岡安さんご担当の大手製薬会社への営業訪問に同行する。今回は次年度の新人研修についての提案を行う予定となっている。オフィス出発前に提案内容やヒアリングしたいポイントについて岡安さんと軽く確認を行い、約束の時間に遅れないように出発。何度もプレセナの研修をご利用いただいており、先方のご担当の方ともすでに関係は構築できていることから打ち合わせは和やかなムードだ。打ち合わせでは営業サポート職は主に議事録の作成を担当している。先方ご担当と岡安さんが話を進める間、提案内容への反応や先方のご要望をまとめていく。大まかな方向性のすり合わせができたので、打ち合わせの内容を踏まえた提案書を後日お送りするという話で本日の打ち合わせは終了した。

この後はミーティングはなく、自業務に集中できる日。新人講師の研修見学の日程調整や入金の遅れている海外顧客への現況確認、研修日程変更の全社連絡など国内外問わず業務は多岐に渡っているが、優先順位をつけて必要に応じて営業担当に確認を取りながら業務を進めていく。今日は30分だけ残業して早めに帰宅した。

水曜日

出社するとインドネシア人社員のMithaさんからお客様へ送る資料の確認依頼が来ていた。いくつか修正点があり、ハングアウトを使って修正点を指摘。ただ問題箇所を指摘するだけではまた同じことが起きる可能性があるので、考え方を伝えるのも忘れない。ビジネス習慣、文化の違いもあるのでどのように伝えたらいいのか、どこまで求めたらよいのか悩むこともあるが、プレセナ社員として求められているクオリティというものを意識しながら伝えている。Mithaさんとのハングアウトの後はお客様からの電話対応、公開講座受付のトラブル対応などであっという間に午前中が終ってしまった。

今日は先月入社した桜井さんと他の社員2名とランチに出かける。プレセナでは新人教育メニューに「ランチセッション」が設けられており、新入社員は相互理解の為に4人一組で社員全員とランチに行くことになっている。今日は桜井さんのランチセッションだ。担当している業務のこと、プライベートのことなどいろいろ話してるうちにお互いの人となりがなんとなくわかった気がする。職種は違うけれどこれから一緒に働いていくのが楽しみになった。

午後は自業務を進める傍ら、シンガポール人社員のAudiさんからメールの翻訳を依頼されたので翻訳に取り掛かる。また来週海外での英語登壇を控える高田さんから、「ビジネス英語に強い人どなたか!」と記載されたメールが全社員宛のアドレスに届いていたので内容を確認する。どうやら「研修で良く使うフレーズリスト」にフレーズを追記したとのことで、英訳に違和感がないか確認の依頼らしい。すでに英語がネイティブレベルの堀さんからも返信があったが、私の見解も追記して高田さんに返信した。全社員が日本語も英語も使えるわけではないのでちょくちょくこういった依頼が発生するが、自分の英語力で社内の困っている人の役に立てるのは素直に嬉しいと感じる。区切りの良いところまで業務を終わらせて会社を出た。

◆木曜日

プレセナでは条件はあるが作業に集中したい日などに社外勤務が認められており、今日は事前に社外勤務を申請していた。自宅でパソコンを開き、勤務を開始。日本や海外のお客様に再来週の研修で使用する教材データを送付したり海外のお客様からのお問い合わせ対応など集中して終わらせたかった業務に取り掛かる。今日は午後にプライベートの用事があるため、1/4日単位で取得できる休暇制度を利用して1/2休暇を取得し、お昼には仕事を切り上げた。

◆金曜日

今週もあと一日だ。途中、日本のお客様からの研修当日の運営についてのお問い合わせ電話に対応したり、営業からの至急依頼にも対応しながら昨日終わらせられなかった業務を進めていく。

夕方にはある程度の目途が立ったので、最近気になっていた採用制度について自身の考えをまとめ始める。プレセナの採用活動では希望すれば誰でも面接官として参加することができる。私も面接官として活動に参加しているが、最近採用プロセスの一部に違和感があり採用チームに共有したいと思っていたのだ。プレセナでは改善提案が歓迎されていて、私も何か気づいたことがあったら自分からも発信するようにしている。

退社前にはもう一度やり残しがないか最終チェック。来週の予定も確認し、期日の迫っている業務、時間がかかりそうな業務をどのように進めていくか大体の段取りも立てておく。来週も忙しくなりそうだが、今日は金曜日ということもあり定時に退社した。

【国内案件を担当する営業サポート職の1週間】

◆月曜日

今日からまた1週間が始まる。出社してすぐに週末に届いていたメールを確認。金曜日の夜に高田氏から、遅れていたA社の幹部育成コースの次回課題が届いていたので、内容を確認した上でお客様に急いで転送する。B社から「送られた教材が開けない」という連絡が来ていたため教材を改めて送付。荻野氏担当のC社に、第2回目に向けた事前課題を送付し、D社に対しての見積書を作成して客先に送付。あわせてE社から引き合いがあった来年4月の新人研修について、日程仮押さえの必要があるかどうかを確認する。忙しいのでランチはコンビニで買ってきて軽く済ませる。お昼過ぎ、A社のお客様から連絡があり教材の発送部数を確認してもらいたいとのこと。数名の幹部がアテンドするため部数を増やす必要があるようだ。夕方になり全社会議がスタート。役員会議・部長会議で議論された内容が通達された。今回の議題は3つあり、追加で事務職と営業サポート職をもう1名ずつ採用するという話、面接に関わった社員にも手当を支払うという話、ウェブラーニングの特許を申請するために費用がかかるという話、など。遅めの時間からH社に営業同行する必要があり古川氏と共に16時すぎに会社を出る。少し残業して18時前には打ち合わせが終了、そのまま自宅へ直帰。

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◆火曜日

荻野氏担当のC社から、別件で「アセスメントの内容と価格」について問い合わせが来ていた件にメールで回答する。松蔭氏担当のE社から企画立案に関する研修の日程変更依頼があったため、松蔭氏に確認をした上で事務職に依頼して仮押さえ日程の変更手続きを進める。E社から、高田氏・松蔭氏と打ち合わせたいとの要望があったため、向こう2週間程度で両名がともに出席出来る時間帯を探すが、あいにくビジネスアワーは全て埋まってしまっており登壇後の18時以降しかないことが判明。お客様に電話をして遅い時間からでもよいかどうか確認した上で予定をセット。新しく入社したプロフェッショナル職社員の業務見学をセッティングするため、担当しているお客様に趣旨説明のメールを送りアテンド許可を頂く。アテンドする旨を研修実施要項とスケジューラーにも反映する。この日は午後から2分の1休暇を頂いているので、お昼は取らずに13時で退社。

◆水曜日

この日は19時~21時で面接が予定されているので、コアタイム変更の制度を用いて13時に出社。8時間ワークで21時帰社となる予定。出社後すぐに松蔭氏担当のF社の案件が確定したため、契約書のドラフトを作成して松蔭氏に送る。また荻野氏担当のC社の事前課題ドラフトを作成した上で、荻野氏に確認をしてもらう。夕方から昨年から自分が営業担当として受け持っているG社に対して、提案書作成のために研修要望の不明点を改めて電話でヒアリング。荻野氏担当のG社案件について、教材はPDF送付なのか紙送付なのか、他にどのような備品が必要なのかを確認する。あいにく登壇中のため、メールで確認した上で休憩時間を見計らって電話をかける。高田氏担当のE社案件について、事前課題のドラフト確認が返ってきたのでお客様に急いで送付。古川氏担当のH社について、講師所感が出来上がってきたので誤字脱字などを確認した上でお客様へ送付する。夜になり採用の二次面接に参加。採用面接には、必ずプロフェッショナル職・営業サポート職・事務職の全員が参加することになっている。面接が終わった後、シートに基づいて自分なりに評価をつけた上で、採用チームで合否を話し合う。少し残業して21時半ごろに会社を出る。

◆木曜日

この日は朝から長峰氏が担当しているH社の研修にアテンドする。お客様と共に会場設営などを手伝った上で、研修が始まってからはしばらく後ろで待機。お昼前に客先を出て会社に戻る。H社の別案件が確定したとの話を受けていたのでセールス報告のメールドラフトを作成する。何月何日に、講師は誰、金額は幾ら、事前課題はあるのか無いのか、印刷手配はどちらか、などを確認した上でメールを作成。長峰氏の確認をもらった上で全社にメールを流して後工程を担当する事務職に連絡を入れる。高田氏担当のA社案件で、受講者から課題レポートが出てきたのでパスワードを解除した上でサーバーに保存し高田氏に採点依頼の連絡を入れる。今日は比較的余裕があるので社員6~7名で誘い合わせて近くのレストランでランチ。人数が多い時は座敷のある和食屋になることが多い。午後は、A社から受け取っている前回の小テスト結果をエクセルに入力し評価一覧を作成する。夕方、荻野氏担当のC社案件について、研修実施要項と事前課題を作成して送付。急ぎの仕事は全て終わったので、定時の17時過ぎに退社。

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◆金曜日

高田氏が担当しているI社に対して、新しく入ったプロフェッショナル職の業務見学を追加でお客様に依頼する。古川氏担当のH社について、講師から受領した受講者の受講態度や小テストなどをまとめた評価シートをお客様に提出。高田氏担当のA社案件で、次回の教材が仕上がってきたので内容を確認の上でお客様にPDFで送付。松蔭氏担当のE社の案件で、近日中の実施分について研修実施要項を作成して送付する。古川氏担当のH社で、事後課題の内容に不明点があるとお客様から連絡が入ったため、古川氏に確認。あいにく登壇で不在にしているためメールを入れた上で、休憩時間を見計らって電話でも確認を行う。この日は社員3名ほどで、近場で軽くお昼を済ませる。午後になり、松蔭氏担当のE社について、研修会場が変更になった連絡があったため再度確認をして実施要項とスケジューラーを変更。荻野氏が岡安氏と社内ミーティングをしたいので調整してもらいたいとの連絡を受け調整を実施。講師は出払っているため日程調整が難航することが多く、細かな隙間を見つけてうまく設定していく。高田氏担当のI社への業務見学の件で、お客様からOKの連絡がある。PCの持ち込みの際にPCの型番を申請する必要があるらしく、関係者に確認してお客様へ送付。夕方、公開セミナーにお越し頂いており、資料請求の依頼があったお客様に電話をして、どのような資料を何部お送りするか確認し、手配を実施。遅い時間から、社内の「ディベロップメント・リーダー(DL)」ミーティングを実施。DLというのは自分の成長の相談に誰かがのってくれるという制度で、周囲の人にヒアリングをした上で自分の強みや克服点を明確化した上で、年に1回目標設定の面談を行う。金曜日は色々と立て込んでしまいいつも忙しいが、1時間ほど残業をして18時すぎに退社。

営業サポート作業

営業サポート職の仕事 年間カレンダー

より長い期間で営業サポート職社員の仕事を理解するために、1年間を通じた営業サポート職の仕事を見てみましょう。

◆4月

4月の始めに会社の方針会議があり、各部が今年の計画などについて発表する。2週目からは早々に新人研修がスタート。同じ日に何本も研修が走るため教材や備品の手配間違いがないか最大限の注意を払う。多くの新入社員を相手にするためお客様も大変で手が回らないこともあり、アテンド業務も多くなる。4月後半に入ると忙しさも一段落してくる。

◆5月

ゴールデンウィークで一休みする。お客様もだいたい、4月末で新入社員を部門へ送り出して一息つかれる様子。連休があけると上期の研修のうち、予算だけ取っていて中身が煮詰まっていない案件についての打ち合わせが再開。打ち合わせ日程の調整を行ったり、営業アテンドして提案書の一部を作成したりする。

◆6~7月

階層別研修などが増えてきて、講師陣が忙しくなってくる。7月の稼働は毎年高い。プレセナの場合、講師と営業は兼務であるため講師陣が忙しくなってくると営業打ち合わせの調整が難航する。メールや電話で連絡を取りながら、研修の終了後などをうまく使って予定を設定。

◆8月

8月は研修はそれほど多くないのだが、お盆は会社が夏期休業となるためその前後は忙しい。お盆前に色々な用事を済ませた上で休みに入る。お盆明けは休暇中に来ていたメール類の返答に追われる。半年ものの幹部育成コースなどがこの時期からスタート。課題の出題や教材の送付などややこしい窓口業務が増える。

◆9~11月

秋口は研修のピーク。毎年この時期に月間売上高の最高値が更新される。階層別・希望者・選抜など様々な研修が多数動く。また次年度に向けた提案活動がピークを迎え、プロフェッショナル職たちはほぼ社内にいない状況となる。研修へのアテンド、営業日程調整など忙しい日々が続く。

◆12~1月

12月に入ると少し落ち着いてくる。天皇誕生日(12月23日)を過ぎると研修はほぼゼロとなり、また年明けも1月5日か6日頃までは研修は無いため、年末年始の休暇はいつも長く取れる。1月に入ると秋口に提案していた案件が徐々に確定してきて、次年度の講師の日程確保を行う。

◆2月

2月はお客様が予算を確定する時期でもあり、プレセナでも次年度に向けた案件のセールス確定ラッシュとなる。1日差で講師の日程が埋まってしまうような局面もあり、決まり次第迅速に社内手続きを進めて講師の日程をおさえていく。契約書の作成など事務手続きも多くなる。

◆3月

3月に入ると一段落する。次年度の案件はほぼ確定しており、また研修そのものも非常に少ないため、社内は全体的にゆったりモードとなって帰社時間も早くなる。5日間連続のリフレッシュ休暇をこの時期に取る人が多く、常に数名がいない状態。4月からにそなえてのんびり過ごす。